第一章总则
第一条为推动学校国际合作工作，进一步规范学校外事接待，加强外事公务接待经费管理，根据《中央和国家机关外宾接待经费管理办法》（财行〔2013〕533号）、《江苏省党政机关外宾接待经费管理办法》（ 苏财行〔2014〕6号）等有关文件，结合学校实际，特制定本办法。
第二条本管理办法中的“外事接待”系指国外团体或个人（以下简称“外宾”）来校进行校际交流、参观、考察、调研、洽谈合作等一般性公务访问的接待工作。来校开展长（短）期工作或出席国际会议的外籍教师、专家、学者等的接待管理按照学校外籍教师、引智项目和举办国际会议的相关管理办法执行。
第三条外宾接待工作应当坚持服务国家大局和学校中心工作、友好对等、务实节俭的原则。严格遵守外事纪律和外事礼仪，严格遵守国家和学校的保密管理规定。
第四条外事接待实行归口管理，分级负责。国际交流合作处（简称“国交处”）是学校外事工作的归口管理部门，负责学校外事接待的管理和协调工作；各院（部、处）负责本单位的外事接待活动。
第二章接待管理
第五条申报审批
一、学校各单位邀请外宾来访应有明确目标，制定详细的接待计划，并按要求进行报批。未经批准或授权，不得对外发出正式邀请或做出承诺。接待单位应当如实在学校OA办公系统中填写《徐州工程学院外事接待审批表》,经同意后安排接待。
二、接待境外现职正、副省级或现职副部级以上官员和卸任前政要、未建交国家人员、敏感地区相关人员来访，需提前两个月报国交处，国交处经主管校领导审批同意后，报徐州市政府外事办公室审批，经同意后安排接待。
三、邀请国内外媒体参与各类外事接待活动需提前向学校党委宣传部报批。
四、国外非政府组织、基金会和有关团体人员来访、捐助（赠）和开展社会调查等，必须事先了解其政治背景、宗教背景、捐助（赠）目的等情况，并书面向党委办公室报告，在得到同意的情况下方可实施。
第六条各类会见、仪式等接待活动，一般遵循职位对等和工作需要的原则安排相应人员参加。有下列来访人员或活动，可请学校领导出席会见：
一、外国政府和国际组织重要官员；
二、国外大学校级领导；
三、国际知名专家学者；
四、曾向我校提供重要捐赠的人员和单位代表；
五、国际知名研究机构和大公司高层管理人员及高级研究人员；
六、其他对我校有特殊贡献的人员；
七、校际合作签字仪式；
八、在我校举办的国际会议的开、闭幕式活动；
九、重要捐赠仪式。
第七条外事接待
各单位应在外宾来访接待前围绕交流合作目的、洽谈议题等制定好详细接待计划，并落实好以下工作：
一、来访日程安排。内容包括：时间、地点、来访人员、接待人员、活动安排等。 其中，根据上级机关外宾接待管理办法，超出规定天数（5天）的外宾接待费用原则上由外宾自理。
二、来访背景材料。内容包括：来访目的、来访单位情况、主要来访人员情况、合作背景情况、合作建议等。
三、来访总结工作。各单位应在接待后5个工作日向国交处提交外事接待工作总结（包括文字、照片、视频，内容包括接待效益和成果、存在的问题和建议等）。
第八条接待活动中若涉及重要外事活动，如授予荣誉学衔、签署协议、接受捐赠等事宜，必须做好背景资料等相关文本，并按照相关规定提前报国交处和相关部门审核。
第九条参加外事接待活动的人员应严格遵守时间、外事纪律和外事礼仪，注意着装整洁；参加会见、授聘或签字仪式等正式场合应着正装；会见、会谈中应当关闭手机和避免其它干扰。
第十条 接待过程中注意外宾安全，包括交通安全、人身安全、财产安全等，提醒外宾妥善保管自己的重要证件和财物。
第十一条 外事接待中应注意保密，严格遵守有关保密 规定，不得泄密。接待单位负责人应当明确本单位的保密内容和保密部位，并事先对我方参加接待人员进行教育和提醒。
第三章经费管理与标准
第十二条国交处负责学校外事接待专项经费预算，用于学校外事接待开支。各单位应从严从紧控制，严格执行接待费开支标准，不得超预算或超标准接待。
第十三条外宾接待经费开支范围主要包括：住宿费、日常伙食费、宴请费、交通费、赠送小礼品等。外宾接待经费原则上不得列支外宾来华国际旅费（有教学任务及专项科研合作计划项目的预算情况除外）。
第十四条来宾的住宿费原则上自理，如遇特殊情况确需支付，可以安排学校附近的协议宾馆。
第十五条宴请费按以下办法执行：
一、宴请外宾严禁讲排场，原则上安排在校内就餐，不上高档菜肴和酒水，杜绝奢侈、浪费。
二、外宾日常伙食招待提倡采用自助餐等形式，日常伙食费（含酒水、饮料）标准：每人每天不超过300元。
来访人员为相当国内厅级及以上人员或校领导出面举办的宴会，每人每次不超过200元；其他人员出面举办的宴会，每人每次不超过120元。
提倡采用冷餐会、酒会、茶会等多种宴请方式。冷餐、酒会、茶会分别为每人每次不超过100元、80元、60元。会议、培训用餐60-80元/餐/人；工作餐50元/餐/人；以上餐标均不含酒水，酒水费不超过标准的40%，工作餐原则上不安排酒水。
三、外宾在校期间，宴会原则上不超过两次。
第十六条交通费按以下办法执行：
一、外宾接待用车应当根据实际情况安排，在符合礼宾要求的前提下，外宾出行应当集中乘车，减少随行车辆。
二、接待外宾优先使用学校交通运输服务部门提供的车辆，必要时也可与资质合格、运营规范的汽车租赁公司签订租赁合同，租用外部车辆。
第十七条对外赠礼按以下办法执行：
一、对外赠礼应当节约从简，不求奢华。实物礼品应当选择具有中国或学校特色的纪念品、传统手工艺品和实用物品，提倡赠送师生作品。
二、原则上由接待单位赠礼1次，其他单位不必重复赠礼。如外方赠礼，可按对等原则回礼。
三、赠礼标准：对外赠礼以赠礼方或受礼方级别较高一方的级别确定赠礼标准。赠礼方或受礼方为校长及以上级别的，每人次礼品不得超过200元；其他人员视情况赠送小纪念品。
第十八条中方陪同人员人数应当根据实际工作需要确定，从严控制。外宾5人（含）以内的，中外人数原则上在1:1以内安排；外宾超过5人的，超过部分中外人数原则上在1:2以内安排。
第十九条外宾在华期间的医药、邮电通讯、洗衣、理发和酒店除房费外其他消费，均由外宾自理。
第四章附则
第二十条外宾接待费的报销支付应严格按照国库集中支付和公务卡管理的有关制度执行，采用银行转账或公务卡结算，不得以现金方式支付。
第二十一条报销外宾接待费时应出具经审批的《徐州工程学院外事接待审批表》和发票。
第二十二条校内各单位要严格执行学校有关外事规定。违反本办法规定，有下列行为之一的，按照国家法律和学校有关规定责令整改、追回资金，并追究有关人员责任：
（一）擅自提高接待开支标准的；
（二）计划未获得批准接待外宾的；
（三）违规扩大外宾接待开支范围，或报销与接待无关费用的；
（四）虚报外宾接待级别、人数、天数，套取接待经费的；
（五）使用虚假发票报销接待费用的；
（六）其他违反本办法的行为。
第二十三条在校举办国际会议涉及的外宾接待费用管理，按照财政部（财行〔2015〕371号）关于印发《在华举办国际会议经费管理办法》的通知有关规定执行。
第二十四条港澳台地区来宾接待参照本办法执行。其他未尽事宜，视具体情况处理。
第二十五条本办法自发布之日起施行。
附件：《徐州工程学院外事接待审批表》
徐州工程学院
2019年11月15日